010 - 750 44 00 Contact
Hybride evenement organiseren met extra online gasten

Hybride evenement organiseren

Een Hybride Evenement organiseren? Met de experts van Advance Events organiseer je een hybride evenement met impact!
Meer informatie aanvragen

Hybride evenement: het nieuwe normaal

Een hybride evenement is helemaal van deze tijd. Door onze jarenlange ervaring weten wij precies hoe je een hybride evenement van A tot Z moet organiseren. Ontdek al het moois dat een hybride evenement te bieden heeft, juist in deze tijd!

Wat is een hybride evenement nou precies?

Het nieuwe normaal: een hybride evenement organiseren. Een hybride evenement is een combinatie van een live fysiek evenement en een online evenement in één. Een succesvol hybride evenement is meer dan alleen een livestream, er vindt volop interactie plaats met zowel het publiek in de zaal, als de gasten die online aanwezig zijn. Het programma is zo samengesteld, dat het continue blijft prikkelen, waardoor je de aandacht vasthoudt. Advance Events heeft samen met experts op het gebied van communicatie, eventregie en AV-techniek, de krachten gebundeld. Samen brengen we verrassende Hybride & Online Events met Impact!

Om de aandacht vast te houden zijn prikkels en verrassende belevingen meer dan ooit noodzaak geworden!

Event Productie: van content tot catering

Voor velen is een hybride evenement nog onbekend terrein. Want, waarom zou je kiezen voor hybride als het ook live kan? Hieronder hebben wij de belangrijkste redenen voor jou op een rij gezet!

  • Vergroten van je bereik: wanneer je kiest voor een hybride event vergroot je je bereik, omdat je niet afhankelijk bent van de capaciteit van je evenementenlocatie. Zo kunnen mensen, die anders niet aanwezig zouden zijn bij het evenement, toch op afstand het evenement bijwonen!
  • Terugkijken: met een hybride evenement is het mogelijk om het evenement op een later tijdstip terug te kijken. Vooral voor zakelijke gasten is dit erg handig.

Tips voor het organiseren van een hybride evenement
 

Wanneer je jouw reguliere evenement ‘hybride’ wilt maken, is het handig om diverse stappen te ondernemen. Wij hebben wat tips voor je op een rij gezet:

(Her)uitnodigen & social media

Buiten het feit dat je de juiste experts inhuurt om jou te ondersteunen, is het verstandig om je te gaan focussen op jouw doelgroep. Door het uitnodigen van mensen die reeds hebben afgezegd voor jou reguliere event, vergroot je de kans dat ze wel aanwezig kunnen zijn, maar ditmaal online. Wanneer de uitnodigingen de deur uit gaan, is bekendheid op social media een must! Ons advies is om jullie gasten middels de uitnodigingen te vragen om het event te delen op socialmedia. Zo kun je je bereik zonder veel moeite vergroten!

Event-verrijkers & entertainment

De flow van een hybride evenement is super belangrijk. Zie het als een TV-uitzending, waarbij er altijd een muzikale tune is bij de opkomst van een nieuwe spreker, de touches genoemd. Hierdoor voorkom je ongemakkelijke stiltes. Als je dit combineert met beeld, dan spreken we over een bumper. Op die manier kan je beeld en geluid helemaal aanpassen aan jouw evenement en jullie merk. Maar ook voice-overs, de juiste ondertiteling, de juiste special effects... allemaal onderdelen waarmee je het hybride evenement kunt verrijken. Wil je écht een compleet evenement? Kies dan ook voor een juiste, creatieve invulling. Een pianist die tijdens een 'rond de tafel gesprek' kan zorgen voor net even die bijzondere muzikale touch. Of de zandkunstenaar, die een verhaal op een wel heel bijzondere wijze in beeld kan brengen. 

Zorg voor interactie

Een van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvol hybride evenement is, dat er veel interacvtie is met zowel het publiek in de zaal, als het publiek dat het programma online volgt. De spanningsboog van de mens is maximaal 1,5 tot 2 uur gespannen, waarna een pauze echt noodzakelijk is. Gedurende het evenement zelf is het blijven prikkelen essentieel. Dit kun je doen door o.a. Q&A's, waarbij de gasten de vragen via smartphone kunnen indienen en deze door de sprekers worden beantwoord. Ook polls, waarbij men via de smartphone kan stemmen op stellingen, werkt erg goed. Een moderator, die vragen vanuit het live en online publiek behandeld, zorgt bij alle deelnemers voor het gevoel dat je er echt bij bent.

Hoe werkt het organiseren van een hybride evenement?

Als je een hybride evenement gaat organiseren, dan is het meer dan ooit belangrijk om je vooral op de gast en 'kijker' te focussen. Aan de ene kant heb je een deel van de gasten die live in de eventlocatie aanwezig zijn. Zij worden meegenomen in alle live-ervaringen die ze op locatie beleven. De andere groep, veelal zijn dit de meeste gasten, bevindt zich letterlijk aan de andere kant van de digitale snelweg. Het is een uitdaging om ook die mensen vast te houden en hun zintuigen doorlopend te prikkelen, zodat ze bij het evenement betrokken zijn en blijven. Interactie met zowel de gasten op locatie als met de online-gasten is essentieel! Polls, Q&A's, chats, stellingen, presentatie-technieken, beeldvormgeving, dynamiek... allemaal onderdelen die een heel belangrijke rol spelen bij een hybride event. Het Event Management is belangrijker dan ooit. Met Advance Events neem je een deskundig eventpartner in de hand, die het hybride evenement volledig voor je kan regelen. 

Content productie, opname regie, event management, catering, sfeer en decoraties... Advance Events regelt het allemaal!

Event productie: van content tot catering

De productie van een hybride evenement vergt veel meer voorbereiding dan een live event. Feitelijk voeg je twee evenementen samen: het live event en het online event. Voor het 'live-gedeelte' zijn zaken, zoals de locatie, de inrichting en aankleding, de catering en bijvoorbeeld de gastenregistratie, van groot belang. Voor de online doelgroep is veel meer aandacht nodig voor alles dat zich binnen de kaders van de camera-weergave afspeelt. Een naadloze regie, de juiste camerabeelden op de juiste momenten, dynamiek in beeld en geluid, vormgeving van het beeld, voice-overs, muzikale intro's. Allemaal aspecten die bij een hybride event veel meer noodzakelijk zijn en ook veel meer tijd en aandacht vergen. Door de jarenlange ervaring van onze event- en AV-professionals, weten wij precies hoe we jullie hybride evenement onvergetelijk kunnen maken. We hebben alles in eigen beheer en zorgen voor een live & online evenement met Impact!

Een hybride evenement organiseren is alsof je bezig bent met een live-uitzending. Je krijgt maar één kans om het goed te doen!

Een hybride evenement organiseren? Advance Events ondersteunt!

Een hybride evenement organiseren is alsof je bezig bent met een live-uitzending. Je krijgt maar één kans om het goed te doen. Advance Events is graag jullie regisseur en zorgen voor de totale regie van jullie hybride evenement. Samen met jullie bepalen we doelgroep, content en de vorm van het evenement. Dit geven we weer in een creatief plan, waarin alles tot op detail op jullie wensen wordt aangepast. We zorgen er daarbij wel voor, dat de live- en online gasten centraal blijven staan. Ook creëren we prikkels, waarmee we de aandacht vasthouden en bedenken we leuke toevoegingen, waarmee we het hybride evenement nog leuker kunnen maken. Alle benodigde AV-techniek en interactieve modules zoals Q&A's, polls, stellingen en chatfuncties, worden door ons geregeld. Het is zelfs mogelijk om live- en online netwerktafels en breakout-rooms met keynote speakers aan het hybride evenement toe te voegen. Kortom, samen maken we jullie hybride evenement een grandioos succes.

Ga jij een hybride evenement organiseren en wil je een offerte ontvangen?

Wil jij hulp van onze hybride eventmanagers? Wij helpen om een onvergetelijk hybride evenement te organiseren en komen graag bij je langs om te brainstormen over jullie wensen. Aansluitend maken wij een creatief plan, waarin al jullie doelstellingen worden meegenomen. Een heldere intake is het vertrekpunt. Deze intake kan live plaatsvinden bij jullie op kantoor, of digitaal via bijvoorbeeld MS Teams of Zoom. Bel ons voor een afspraak op telefoon 010 - 750 4400 of stuur een bericht via het contactformulier.

Meer informatie aanvragen
Offerte aanvragen

Benieuwd welke rol wij als evenementenorganisatie kunnen invullen? Neem contact met ons op.

Contact opnemen
Offerte aanvragen

Volg ons via:

© 2020 Advance Events - Sitemap - Disclaimer - Privacy - Leveringsvoorwaarden
Akkoord met cookies
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en je toegang te geven tot onze social media.
Door gebruik te maken van deze website of door op akkoord te drukken, ga je akkoord met ons cookiebeleid. Je kunt cookies ook niet accepteren.