010 - 750 44 00 Contact
Hybride evenement organiseren met extra online gasten

Hybride evenement organiseren

Een succesvol Hybride Evenement organiseren? Met de event-experts van Advance Events organiseer je een hybride evenement met impact!
Meer informatie aanvragen

Hybride evenement: het nieuwe normaal?

Door Corona hebben we een tijdlang uitsluitend online events kunnen organiseren. En alhoewel dat soms toch even wennen was, bleek dat 'online' toch ook veel voordelen heeft. Wel missen we met z'n allen de live ontmoeting. Een factor die je digitaal maar heel moeilijk kunt realiseren. De oplossing zit in een combinatie van beiden. Deels live in een locatie en deels online, waarbij kijkers vanuit thuis of kantoor digitaal bij het evenement inloggen. Deze combinatie wordt ook wel het Hybride Evenementen genoemd. Een groep gasten wordt live uitgenodigd, terwijl een andere groep, wellicht de buitenlandse gasten of het B-segment, een uitnodiging krijgt om het event virtueel bij te wonen. Ook zijn er bedrijven die beide opties bieden. Verrassend om te zien dat alsnog meer dan 50% van de gasten kiest om online aanwezig te zijn. Mede hierdoor denken wij dat Hybride Events echt het nieuwe normaal zal worden.

Wat is een hybride evenement?

Het nieuwe normaal: een hybride evenement organiseren. Een hybride evenement is een combinatie van een live 'fysiek' evenement, gecombineerd met een online evenement in één. Een succesvol hybride evenement is meer dan alleen een livestream, er vindt volop interactie plaats met zowel het publiek in de zaal als de gasten die online aanwezig zijn. Het eventprogramma is zo samengesteld, dat het continue blijft prikkelen, waardoor je de aandacht vasthoudt. De creatieve eventmanagers van Advance Events zijn zowel thuis op het gebied van live events, als online events. Deze combinatie maakt ons een uitstekend partner wanneer het gaat om de organisatie van hybride evenementen. Of het nu gaat om de content, de techniek, de AV-faciliteiten, ondersteunende diensten of een locatie waar het hybride event kan plaatsvinden (zoals de Prodentfabriek op de foto): wij zorgen ervoor!

Om de aandacht vast te houden zijn prikkels en verrassende belevingen een vereiste geworden!

Hybrid Events Production: organisatie, productie en regie

Door onze ruime ervaring met zowel online events en live events, kunnen wij als geen ander je helpen om jullie hybride event goed voor te bereiden. Voor echt alles dat nodig is om er een succesvol hybride event van te maken, kunnen wij je adviseren en ondersteunen. Het begin natuurlijk al met de locatie. Door heel Nederland hebben wij diverse fraaie eventlocaties die uitstekend geschikt zijn voor hybride events. Vervolgens kunnen wij je helpen bij het samenstellen van de content voor het hybride evenement: van gastsprekers tot side-acts en van interactieve sessies tot borrelboxen en leuke breakout activiteiten. Er is van alles mogelijk. Zelfs als het gaat om het vervaardigen van geanimeerde logo's, ondertitels, bumpers of leaders ben je bij ons aan het juiste 'hybride' adres.

Wie komt live en wie virtueel?

Als je een hybride event gaat organiseren is het altijd lastig om vooraf te bepalen wie je gaat uitnodigen om live bij het event aanwezig te zijn en wie een uitnodiging krijgt voor het hybride online-programma. Toch zou je zo'n keuze ook uitstekend aan de gasten zelf kunnen overlaten. Voor velen komt het juist goed uit om digitaal het event te kunnen volgen, terwijl anderen de live aanwezigheid prefereren. Bij internationale bijeenkomsten is het vooral voor de buitenlandse gasten erg handig om digitaal aanwezig te zijn. Dat scheelt erg veel tijd en geld. Wij adviseren je graag wat voor jullie hybride event de beste manier is om de juiste uitnodiging te versturen.

Event-verrijkers & entertainment

De flow van een hybride evenement is super belangrijk. Zie het als een TV-uitzending, waarbij er altijd een muzikale tune is bij de opkomst van een nieuwe spreker, de touches genoemd. Hierdoor voorkom je ongemakkelijke stiltes. Als je dit combineert met beeld, dan spreken we over een bumper. Op die manier kan je beeld en geluid helemaal aanpassen aan jouw evenement en jullie merk. Maar ook voice-overs, de juiste ondertiteling, de juiste special effects... allemaal onderdelen waarmee je het hybride evenement kunt verrijken. Wil je écht een compleet evenement? Kies dan voor verrassende intermezzo's, zoals een mindhack optreden van Victor Mids.

Zorg voor interactie

Een van de belangrijkste voorwaarden voor een succesvol hybride evenement is, dat er veel interactie is met zowel het publiek in de zaal, als het publiek dat het programma online volgt. De spanningsboog van de mens is maximaal 1,5 tot 2 uur gespannen, waarna een pauze echt noodzakelijk is. Gedurende het evenement zelf is het blijven prikkelen essentieel. Dit kun je doen door bijvoorbeeld Q&A's, waarbij de gasten de vragen via smartphone kunnen indienen en deze door de sprekers worden beantwoord. Ook polls, waarbij men via de smartphone kan stemmen op stellingen, werkt erg goed. Een moderator, die vragen vanuit het live en online publiek behandeld, zorgt dat je er echt bij bent.

Hoe werkt het organiseren van een hybride evenement?

Als je een hybride evenement gaat organiseren, dan is het meer dan ooit belangrijk om je vooral op de gast en 'kijker' te focussen. Aan de ene kant heb je een deel van de gasten die live in de eventlocatie aanwezig zijn. Zij worden meegenomen in alle live-ervaringen die ze op locatie beleven. De andere groep, veelal zijn dit de meeste gasten, bevindt zich letterlijk aan de andere kant van de digitale snelweg. Het is een uitdaging om ook die mensen vast te houden en hun zintuigen doorlopend te prikkelen, zodat ze bij het evenement betrokken zijn en blijven. Interactie met zowel de gasten op locatie als met de online-gasten is essentieel! Polls, Q&A's, chats, stellingen, presentatie-technieken, beeldvormgeving, dynamiek... allemaal onderdelen die een heel belangrijke rol spelen bij een hybride event. Het Event Management is belangrijker dan ooit. Met Advance Events neem je een deskundig eventpartner in de hand, die het hybride evenement volledig voor je kan regelen. 

Content productie, opname regie, event management, catering, sfeer en decoraties... Advance Events regelt het allemaal!

Event productie: van content tot catering

De productie van een hybride evenement vergt veel meer voorbereiding dan een live event. Feitelijk voeg je twee evenementen samen: het live event en het online event. Voor het 'live-gedeelte' zijn zaken, zoals de locatie, de inrichting en aankleding, de catering en bijvoorbeeld de gastenregistratie, van groot belang. Voor de online doelgroep is veel meer aandacht nodig voor alles dat zich binnen de kaders van de camera-weergave afspeelt. Een naadloze regie, de juiste camerabeelden op de juiste momenten, dynamiek in beeld en geluid, vormgeving van het beeld, voice-overs, muzikale intro's. Allemaal aspecten die bij een hybride event veel meer noodzakelijk zijn en ook veel meer tijd en aandacht vergen. Door de jarenlange ervaring van onze event- en AV-professionals, weten wij precies hoe we jullie hybride evenement onvergetelijk kunnen maken. We hebben alles in eigen beheer en zorgen voor een live & online evenement met Impact!

Een hybride evenement organiseren is alsof je bezig bent met een live-uitzending. Je krijgt maar één kans om het goed te doen!

Een hybride evenement organiseren? Advance Events ondersteunt!

Een hybride evenement organiseren is alsof je bezig bent met een live-uitzending. Je krijgt maar één kans om het goed te doen. Advance Events is graag jullie regisseur en zorgt voor de totale regie van jullie hybride evenement. Samen met jullie bepalen we doelgroep, content en de vorm van het evenement. Dit geven we weer in een creatief plan, waarin alles tot op detail op jullie wensen wordt aangepast. We zorgen er daarbij wel voor, dat de live- en online gasten centraal blijven staan. Ook creëren we prikkels, waarmee we de aandacht vasthouden en bedenken we leuke toevoegingen, waarmee we het hybride evenement nog leuker kunnen maken. Alle benodigde AV-techniek en interactieve modules zoals Q&A's, polls, stellingen en chatfuncties, worden door ons geregeld. Het is zelfs mogelijk om live- en online netwerktafels en breakout-rooms met keynote speakers aan het hybride evenement toe te voegen. Kortom, samen maken we jullie hybride evenement een grandioos succes.

Product launch, webinar, conference, debat, discussie, award uitreiking, seminar, meeting, party... een hybride event kent veel toepassingen!

Voor elk type event is hybride geschikt?

Een hybride evenement kun je eigenlijk voor vrijwel ieder soort evenement inzetten. Uiteraard is het hybride concept ideaal voor congressen en conferenties. Maar ook als het gaat om zakelijke evenementen zoals productintroducties, klantendagen en dealerdagen kan een hybride event prima werken. Ook wanneer het interne events betreft, zoals HR-bijeenkomsten, personeelsmeetings, afscheidsceremonies en dergelijke, kan het handig zijn om het hybride te organiseren, zodat niet iedere vestiging op pad hoeft. Kortom, het hybride event is zeer veelzijdig en kan voor diverse events worden ingezet. En de mogelijkheden van meerdere events die in meerdere locaties tegelijk plaatsvinden maar via hybride toch met elkaar in verbinding staan, zijn helemaal uniek!

Ga jij een hybride evenement organiseren en wil je een offerte ontvangen?

Wil jij hulp van onze hybride eventmanagers? Wij helpen om een onvergetelijk hybride evenement te organiseren en komen graag bij je langs om te brainstormen over jullie wensen. Bel ons voor een afspraak op telefoon 010 - 750 4400 of stuur een bericht via het contactformulier. Bekijk ook deze pagina's eens: online bedrijfsuitje organiserenonline evenenement organiseren.

Meer informatie aanvragen
Offerte aanvragen

Benieuwd welke rol wij als evenementenorganisatie kunnen invullen? Neem contact met ons op.

Contact opnemen
Offerte aanvragen

Volg ons via:

© 2021 Advance Events - Sitemap - Disclaimer - Privacy - Leveringsvoorwaarden
Akkoord met cookies
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en je toegang te geven tot onze social media.
Door gebruik te maken van deze website of door op akkoord te drukken, ga je akkoord met ons cookiebeleid. Je kunt cookies ook niet accepteren.