010 - 750 44 00 Contact

Tips online event organiseren

Een online evenement organiseren is het nieuwe normaal. 
Meer informatie aanvragen

Tips and Tricks voor het organiseren van een Online Event

Vandaag de dag zijn online events niet meer weg te denken. Ook voor de toekomst is de verwachting dat online events een aanzienlijk aandeel zullen behouden. Immers, het organiseren van een virtuele bijeenkomst scheelt geld, geeft toegang tot een grotere doelgroep en kan vrij snel worden opgezet. Wij hebben alle tips-and-tricks evenals een handige checklist voor je gemaakt om online evenementen met impact te organiseren!

Tips online event organiseren

Deze tijd gaat de geschiedenisboeken in als een bewogen periode, waarin men ondanks extreme tegenslagen toch op bijzonder creatieve manieren wist door te gaan. De populariteit en vraag naar een online evenement groeit vandaag de dag harder dan ooit en een online evenement organiseren is dan ook het ‘nieuwe normaal’. Wil je weten hoe je een online evenement met impact organiseert? In dit artikel hebben wij alle tips voor het organiseren van een online event voor je op een rij gezet! Natuurlijk zijn wij graag je eventpartner wanneer het gaat om de organisatie van een online evenement zoals bijvoorbeeld een HR-event, een virtual farewell party, een online personeelsfeest of welk ander soort livestream evenement dan ook.

Online evenementen met impact organiseren. Dat is onze expertise!

De drie gouden regels voor een online evenement

De inhoud van het online event
Wat wil je met het online evenement bereiken? Wat is je doelstelling en voor wie is het? Geef een omschrijving van je doelgroep en bedenk wat zij het liefst horen en hoe je bij de doelgroep de aandacht kunt krijgen. Bereid je verhaal goed voor, van minuut tot minuut. Immers, bij een live-uitzending krijg je maar één kans!

De vorm van de virtuele bijeenkomst
Zodra je weet wat de inhoud is, kun je kijken naar de vorm. Wat past het beste bij de doelgroep en bij de boodschap. Is dat een formele uitzending of juist een informele met een stuk gezelligheid. Wanneer er interactie gewenst is, dan is de opzet á la een Showprogramma ideaal. Is er meer discussie, dan is een talkshowsetting handig. Je kunt natuurlijk ook een combinatie van beide maken. Kijk ook goed hoe je de interactie wilt vormgeven. Let verder op het tempo, de timing en bijvoorbeeld de variatie in camerabeeld. En bepaal welk type online-eventbox of borrelbox je naar de gasten wilt sturen. Ook dat maakt de attentiewaarde groter. Het succes van een online event ligt bij een goede voorbereiding!

De techniek
Als eerste maak je de keuze of je de uitzending op eigen locatie wilt doen vanuit een pop-up studio of vanuit een volledig ingerichte livestream studio. Er zijn inmiddels vele onlineeventstudios beschikbaar en Advance Events kent ze allemaal. Een belangrijk advies wanneer het gaat om AV-techniek: schakel altijd professionals in! Ook de regie tijdens de uitzending zelf is zeer belangrijk en ook hiervoor kun je het beste een vakspecialist inschakelen. Samen zorgen we vervolgens voor een geweldig eindresultaat.

De online mogelijkheden zijn onbeperkt!

Wanneer je een online evenement wilt organiseren zijn er ontzettend veel mogelijkheden. Zo kun je kiezen voor een webinar, hybride evenement of livestream. Daarnaast kun je ook kiezen voor een unieke online borrelshow en/of pub quiz. Kortom: de keuze is reuze. Ook hierbij is het weer belangrijk om goed te kijken naar het doel van jouw online evenement.

Kies een partner met ervaring in de branche

Er komt veel meer kijken bij het organiseren van een online event dan men in de eerste instantie zou verwachten. Heb je bijvoorbeeld al gedacht aan de AV techniek, de studioverlichting of het geluid? En wat gebeurd er als er een bug in de verbinding zit? Is er al een plan B? En hoe zorg je ervoor dat je je gasten hun aandacht blijft behouden? Wij hebben er heel wat tools voor beschikbaar.

Zorg voor voldoende awareness

Je wilt natuurlijk veel gasten voor jouw online evenement. Het is belangrijk dat er voorafgaand aan het evenement de nodige ‘buzz’ wordt gecreëerd. Dit kan door middel van persoonlijke uitnodigingen, teaservideo’s en bijvoorbeeld vlogberichtjes. Ook hierin helpen wij je. Daarnaast hebben we livestreamplatforms met meerdere 'rooms' en een video-chatcarrousel.

Kies het juiste soort online platform

Dit klinkt wellicht vrij voor de hand liggend, maar niets is minder waar. Alvorens je een evenement kunt plannen, is het noodzaak om het doel van het event in kaart te brengen. Dit is zeker het geval bij online evenementen. Afhankelijk van het doel wordt namelijk het gewenste medium gekozen. Het maken van een verkeerde keuze in een vroegtijdig stadium als deze, kan al cruciaal zijn in de slagingskans van jouw online evenement. Voor wat betreft de livestream platforms zijn er diverse mogelijkheden. Wanneer het gaat om alleen 'zenden' kunnen we werken met bekende platforms zoals vimeo en youtube. Wil je meer interactie, dan zijn de bekende platforms zoals Zoom en Webinex uitstekend in te zetten. MS Teams kan technisch voor nogal wat problemen zorgen, dus raden we af voor een interactief programma.

Maatwerk met subruimten en chatcarroussel
Daarnaast zijn er ook de maatwerk platforms. Zo werken wij intensief samen met Invitado. Zij brengen een volledig op maat gemaakt livestream platform voor jullie online evenement, waarbij echt alles mogelijk is. Van video-chatcarroussel, een chatbox, een wachtruimte, meerdere subruimten en een vormgeving die helemaal is afgestemd op jullie huisstijl. Een dergelijk platform is vooral aan te raden wanneer je tijdens het programma meerdere onderdelen wilt bieden waarbij de gasten zelf de 'subruimte' mogen kiezen en vervolgens steeds weer terugkeren in de digitale hoofdzaal. 

Een doeltreffend online evenement is van minuut tot minuut in balans!

Checklist online evenement

Wanneer je al onze bovenstaande tips ter harte genomen hebt, ben je klaar voor het echte werk: het organiseren van een online evenement! Dit kun je het beste doen aan de hand van een checklist. Zo weet je dat je niets vergeet én je met jouw online evenement echt impact maakt!

Voorafgaand aan het virtuele evenement:

  • Bepaal de doelstelling, doelgroep en boodschap
  • Maak een doelgroep analyse en kies het juiste platform
  • Stem de inhoud en communicatie af op de doelgroep
  • Stel de kernboodschap op en bepaal de vormgeving op beeld
  • Bedenk een marketingplan en creëer beleving
  • Diversen zoals: gastsprekers, presentatie, muziek, acts e.d.

Tijdens het livestream evenement

  • Zorg voor aantrekkelijke interactie en leuke intermezzo's
  • Bindt de kijkers aan het scherm - houd de spanningsboog op scherp
  • Speel in op de beleving van de deelnemers/kijkers
  • Betrek de kijkers actief bij de uitzending

Na het online evenement

  • Zorg voor een follow-up
  • Stuur de kijkers een leuke samenvatting per e-mail
  • Deel eventuele foto's of beeldmateriaal
  • Hergebruik de content waar mogelijk

Advance Events is een echte ervaringsdeskundige wanneer het gaat om de organisatie van online events.

Interactie tijdens het online evenement

Je kunt het online programma nog spannender en aantrekkelijker maken door gebruik te maken van diverse interactie momenten. Er zijn diverse mogelijkheden om die interactie tot stand te brengen. Wat dacht je bijvoorbeeld van een optreden van Victor Mids, die de gasten figuurlijk door het scherm trekt en meeneemt in de wondere wereld van Mindhack. Maar ook een gezellige bedrijfsquiz en een interactie moment met ons Funky Fun Wheel. Maar ook gastoptredens van bijvoorbeeld geluidsartiest Niek Boes die jullie bedrijfsgeluiden kan nabootsen of de Zandkunstenaar die in zand de verhaallijn tekent. Ook het maken van een beeldverslag door een tekenaar is erg leuk. Zo'n tekening kun je daarna weer gebruiken met allerlei communicatie acties. Kortom, er zijn talloze mogelijkheden om jullie online evenement interactief te maken. Wij adviseren je graag.

Online evenement organiseren met Advance Events

Weet jij, ondanks onze checklist en tips voor het organiseren van een online evenement, niet waar je moet beginnen? En wil je er zeker van zijn dat jouw online evenement er een is met impact? Neem dan vrijblijvend contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden! Wij nemen graag jullie zorgen uit handen! Neem contact met ons op via telefoon 010 - 750 4400 of stuur ons een bericht. Wist je overigens dan je bij ons ook terecht kunt voor online bedrijfsuitjes en teambuilding programma's?

Meer informatie aanvragen
Offerte aanvragen

Benieuwd welke rol wij als evenementenorganisatie kunnen invullen? Neem contact met ons op.

Contact opnemen
Offerte aanvragen

Volg ons via:

© 2021 Advance Events - Sitemap - Disclaimer - Privacy - Leveringsvoorwaarden
Akkoord met cookies
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en je toegang te geven tot onze social media.
Door gebruik te maken van deze website of door op akkoord te drukken, ga je akkoord met ons cookiebeleid. Je kunt cookies ook niet accepteren.